Toute nouvelle embauche doit faire l’objet d’une déclaration préalable auprès de l’URSSAF (savoir la DPAE).
L’employeur doit également enregistrer le nouveau salarié auprès de la Caisse des congés payés et d’un organisme de prévoyance.
Dans le cadre de l’obligation de tenir un registre du personnel, l’employeur reportera dans ce registre l’identification du salarié, sa carrière, le type de contrat, et pour les travailleurs étrangers le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail (voir plus loin s’agissant des ressortissants hors UE, EEE et Suisse, Andorre et Monaco).
Dans les trois mois suivant le démarrage du contrat, une visite d’information et de prévention doit être organisée.
L’employeur doit remettre au salarié son contrat de travail, le régime de couverture santé, la carte BTP, les règles d’hygiène et de sécurité, les équipements de protection individuelle le cas échéant.
S’agissant des salariés étrangers :
– s’ils sont ressortissants de l’Union européenne, des Etats parties à l’accord Espace économique européen, ou ressortissants de Suisse, d’Andorre ou de Monaco, aucune autorisation de travail n’est requise.
Attention : bien entendu il convient de demander au salarié sa pièce d’identité et d’en joindre une copie à son dossier personnel. Pour une première embauche sur le territoire national, l’employeur n’a pas à enregistrer dans le cadre de la DPAE un numéro de sécurité sociale puisqu’aucun numéro n’a encore été attribué au salarié antérieurement. Ce numéro sera transmis par la suite via la CPAM.
– tous les autres salariés devront justifier d’une autorisation de travail (Visa etc…) en cours de validité. Copie de l’autorisation de travail est adressée au Préfet du département, par la voie recommandée ou par courriel, cela au moins 2 jours avant la date d’effet de l’embauche. Réponse est apportée sous 2 jours. En l’absence de réponse dans ce délai, la formalité est réputée accomplie.